2019-02-06

工程技术

PM指南:项目沟通管理

摘要

沟通形式
创造性表达
训练场景

Overview

工程师需要具备的最重要的技能是什么？几乎每一位雇主都会强调的一点就是沟通技巧。

在美国和加拿大负责评审工程学校专业的国家工程与技术组织委员会（Accreditation Board for Engineering and Technlogy,ABET）指出：

在任何学科，口头和书面表达能力将成为工程专业培养的必要组成部分。

一般情况下，沟通形式主要包括：

口头
书面表达
倾听

培养形式：

写作讲习班
语文系列课程（核心课程中注重培养学生的口语演讲能力）

沟通场景：

会谈
演讲
会议
邮件
备忘录
长篇技术报告
期刊论文

How does it works

1、专注结构

首先，无论何种形式的沟通，必须专注于结构问题。特别是撰写长篇文档之前，还需要进行专门的、尽量全面地规划工作。

你们可以搭建一个稳健、合理、有艺术性的结构。你们可以谋划一个结构，让人愿意一页接着一页看。你们为非虚构作品谋划的结构，要具有一种吸引能力，近似于虚构作品的故事情节。
约翰‧麦克菲，美国非虚构写作大师，在普林斯顿大学教授非虚构写作四十余年，其学生中有多位成为普利策奖得主

另外，撰写长篇技术文档需要不间断工作的时间，小心地保护好自己的注意力、保持创造性的状态是成功的关键。改进日常工作比开展日常工作更重要，一些具体的措施建议：

2、绘图技巧

注意训练提高工程绘图技术。如果没有撰写思路，或者撰写过程中遇到瓶颈卡壳，那么不妨尝试绘图表达，图形语言是一种深植于人类记忆的本能，是最自然的表达方式。在文字出现以前的很长一段历史中，人类就是通过图形来满足表达需求。金字塔、城市防御工事或其他大型兵器自古以来就是以图样的形式来表达设计思想。可以这么说，即使到今天，人类的大量创造性思维和交流活动仍然需要借助古老的图形语言进行。

创造性思维可遇不可求，适当的准备有助于提高灵感的利用率，不妨试试随身携带铅笔和白纸，相信一段时间之后你会有所收获。

掌握专业工程制图工具，这一点在以前的文章中已经有所讨论最佳工程实践—思维利器OmniGraffle ，现在个人觉得有必要补充修正的一点是：如果对于某个话题没有深刻理解以前，或者该图形不是为了马上加入到PPT中，一般可以不需要考虑染色的问题。我们进行深度思考的时候，主要精力应集中于事物的本质内涵。

3、环境因素

注意搜寻能够让自己专注、放松的舒适环境。

具体情况因人而异，常见的无非两种，一是僻静、无干扰的办公室环境，如果有条件的话、不妨在门口挂上一块“请勿打扰”的醒目牌子；另外也可以是图书馆、咖啡厅这类半开放空间，“第三空间”虽然人来人往看着热闹、但是人群之间一般互不熟悉、也不容易互相打扰。

4、不断练习

最后，与任何其他技能一样，提高表达能力需要不断练习，培养耐性并专注细节。只有平时做好充足储备、占有足够的信息细节，忙时才能运用自如、从容不迫。

学习很好地使用你的母语写作。尽管有一种陈旧的看法认为程序员写作不行，但很多黑客（包括我所知道的那些最优秀的黑客们）写得一手好文章，而且其数量多得让人吃惊。
《大教堂与集市》

下面是一些日常工作中常见的练习场景：

会谈

一页简短的、突出重点的文档对于非正式会议是非常有帮助的。

项目状态审查：列出自上次会议以来所完成的工作
最近测试情况的报告：表格或图形
产品设计的审查：为正在开发的产品撰写一页文档，列出设计理念的关键特点及优势
公司程序的更改：针对组织变化

正式演讲

准备正式演讲的一般流程：

1）了解报告听众的知识背景，包括与会者对报告内容的了解程度、水平，调整报告的内容
2）假设参会人员第一次接触报告的主题
3）在参会人员入场前检查好视听设备
4）穿着得体
5）在最初几分钟内就引出报告的目的
6）告诉参会人员为什么由你来做报告
7）在报告开始时展示出报告的内容大纲，给出将要介绍的内容概述
8）想出一个简短的方式来打破报告开始时的尴尬状态
9）谈话方式简单易懂。将技术细节留在报告后的讨论环节
10）保持谈话简短。讲稿最好只用掉被分配时间的50%-60%，预留时间才能准时结束。
11）自问自答。尽量做到所有的幻灯片格式一致，保持与听众的视线交流。
12）不要给听众展示公式
13）以“谢谢，还有其他问题吗？”来结束报告。或者通过一张总结性的幻灯片来结束报告内容
14）讨论环节。回答者复述提问者的问题，有助于阐明内容、使得所有参会人员都能听到，同时争取思考时间

为非技术人员做演进报告

可以遵循以下几个基本原则：

1）假设观众对你的话题一无所知。
2）不使用专业术语解释背景材料。（包括那些看似普通的专用词汇）
3）用一张大的图片作为开场。
4）假设你在跟四年级的小学生讲话。
5）避免向非技术观众展示公式。

撰写邮件

撰写一封好的电子邮件应该注意以下几个方面：

邮件头：正确邮件头的的设计将为传递消息确定基调
标题行：简洁、醒目
第一句：邮件第一句的结构直接决定了正文能否被接受，并确保读者不会曲解你写邮件的原因
正文：邮件主体应包含信息传递的关键点。每个想法或观点都应该独立成段，并且每个段落都不能只包含一个句子。段落之间应该具有相应的逻辑联系。（技巧：现在文档编辑器中编写，当对内容满意时，再将其剪切并粘贴到邮件正文中）

技术报告

在正式撰写文档之前，尤其需要注意收集各方面的信息，将涉及计算、测试、实验、用户需求和其他可用材料（参考文献、数据和图形）收集起来。

典型技术报告的篇幅在2~20页之间。大多数技术报告应包含以下内容：简介（或背景）、实验搭建、理论、数据、分析和结论。如果包括实验结果，应详细描述实验平台的搭建过程。内容包括描述设备、技术、尺寸及其他关键参数，使对此感兴趣的工程人员能够重建实验平台及实验过程。

期刊论文

期刊论文都具有基本一致的标准格式，例如简介部分、理论部分、实验部分、数据部分、分析部分和结论部分。许多出版刊物都对其投稿的论文指定了专门的格式要求。

提案

提案的主要目的通常是申请资金支持。除了技术报告部分，提案还包括关于目标、预算、背景及人员等。

说明手册

说明手册主要向用户介绍产品的相关信息及有关产品的安装、操作和使用等内容。一份好的产品说明手册还应包括安全信息、故障排除、维修和操作理论（适用原则）等。

注意：内容的重复。文档中的多个衔接处需要对某些信息进行重复描述。不要认为读者所有看过的内容都能记住，编写者需要考虑到每一个细微处的设计。

常规格式：

## 一、简介
## 二、安装
## 三、操作
##  四、安全性
## 五、故障排除
#### 1)症状
- 可能的原因
- 解决方法
#### 2)症状
- 可能的原因
- 解决方法
## 六、附录
- 原理图
- 分解图
- 理论
- XX列表

工程日志

工程日志包括涉及过程中产生的所有想法、计算结果、创新和测试结果。每个项目成员都应保留单独的日志，对应分配给每个人的任务，当项目完成后，所有团队成员的日志都放在一起，形成项目活动的完整记录。

完整的日志还可以用作发明权的证据。

记录没有成功的工作与记录成功的工作同样重要。 确保错误不会在将来重演。

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